Dirigeant de votre PME, vos actions quotidiennes devraient être centrées plutôt sur votre métier et non pas sur la comptabilité, les chiffres, les données (quoique importants !). Le temps des collaborateurs est aussi précieux. A bas les tâches complexes, répétitives et chronophages !
Alors, comment faire ?
Les tableaux d’Excel ne feront plus l’affaire dans le fonctionnement administratif des entreprises. L’organisation et la gérance de données peuvent devenir rapidement épineuses, ce qui exposent les utilisateurs à des risques d’erreurs, de doublons, de suppression de fichiers ...
Aujourd’hui, nous avons à notre disposition des outils informatiques très puissants et des connexions internet très rapides (c’est relativement récent !). A ajouter à ce merveilleux cocktail technologique des logiciels performants, qui non seulement résolvent des problématiques au sein d’une entreprise, mais qui représentent une valeur ajoutée sûre ! Car, un logiciel bien choisi va vous aider à améliorer vos processus en interne, c’est-à-dire, à gérer votre entreprise d’une manière efficace. Et qui dit efficacité dit économie. Voici une liste des attributs des logiciels contemporains :
navigation simple
ergonomiques et intuitifs
gain de temps :
automatisation
optimisation
synchronisation
meilleure réactivité vers le client
suivi efficient
réduction d’erreur humaine
transmissions d’information fluides
accessibilité à tout collaborateur
Ces concepts me plaisent ...
Détaillons donc ensemble des types de logiciels, disponibles en ligne via le Cloud, qui vous aideront à accomplir vos travaux administratifs. Ils sont, à notre avis, indispensables pour les PME :
1. Logiciels de facturation
Pour gérer la facturation, les traitements de texte et les tableurs sont lourds à utiliser. Nous vous proposons quelque chose de bien mieux.
Un logiciel de facturation simplifiera votre vie ! Il s’occupe de vos devis, proformas, factures et avoirs, gère la TVA, et relance les impayés. L’envoi des factures et des relances par mail peuvent même être automatisé.
Si vous avez un commerce, il existe aussi des caisses enregistreuses, une solution pour l’encaissement.
2. Logiciels de comptabilité
Rare est le dirigeant qui aime s’occuper de la compta ! Toutefois, vous êtes bien obligé de l’aborder, et ce, d’une manière continuelle, détaillée et sans erreur ! Si vous n’avez pas confié cette tâche à un cabinet d’expert comptable, considérez des logiciels qui rendraient votre vie beaucoup plus aisée à cet égard.
Nous parlons des logiciels qui se chargent des opérations suivantes : comptabilité générale, prévisions, suivi trésorerie, saisies guidées, immobilisations, contrôle des écarts, tableau d’amortissement, déclarations de TVA, etc. Ce sont des logiciels de comptabilité, et au gré de votre choix, ils peuvent répondre aux spécificités de votre métier.
La plupart des logiciels de comptabilité peuvent se lier avec des logiciels de facturation, et leur synchronisation représente un gain de temps considérable.
Il faudrait vérifier également qu’il est intégré dans le logiciel choisi un portail collaboratif afin de pouvoir transmettre vos pièces comptables à votre expert comptable. De plus, votre comptable peut vous communiquer les indicateurs de performance via ce logiciel.
3. Progiciels
Un progiciel de gestion intégrée (PGI) ou ERP (Enterprise Resource Planning) intègre plusieurs fonctions vous permettant de gérer l'ensemble de vos processus comme la vente, les achats, la comptabilité, la gestion de stock et des salaires, etc.
Par exemple, un progiciel BTP sera votre solution pour la gestion commerciale, le suivi de la trésorerie ainsi que le suivi du chantier.
4. Logiciels GRC/CRM
Vos clients et la qualité de relation que vous avez avec eux sont la clé de la réussite de votre entreprise. Les logiciels GRC (Gestion de la relation client) ou CRM (Customer Relationship Management) sont donc très recommandés pour les PME.
Mettre en œuvre un logiciel de gestion de la relation client vous apportera plusieurs bénéfices dans la gérance de vos prospects et de vos clients. En analysant les données du CRM, vous définirez le comportement de vos prospects, ce qui vous permettra de connaître et comprendre votre public. Et c’est le but : améliorer votre relation client.
Les logiciels CRM vous permettent de, entre autres :
stocker les contacts (voir nos articles de blog sur le RGPD)
gérer les prospects
suivre les opportunités
concevoir des campagnes marketing
maximiser la conversion des prospects en clients
proposer le service le plus adapté
etc.
5. Logiciels GED/DMS
Les logiciels GED/DMS (Gestion Électronique des Documents) ou DMS (Document Management System) sont des outils qui dématérialisent vos documents et gèrent vos archives. Le workflow, ou flux de travaux, de vos documents deviendra facile à gérer. En plus, si une OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est intégrée dans le logiciel, vous n’avez qu’à appuyer sur le bouton et le scan et le classement se feront automatiquement !
D’autres logiciels et outils intéressants pour votre PME
Il y a aussi des coffres forts électroniques, et des outils collaboratifs via un espace de stockage, des réseaux pour mieux communiquer en interne …. tant de choix !
A notre avis, les types de logiciels présentés dans cet article incarnent une libération de tâches administratives ainsi qu’un bon investissement pour votre PME.
« Cette idée de pouvoir diminuer le temps à faire ces tâches paperassières m’attire énormément. Un gain de temps pour les faire signifie pour moi confort et économies ! »
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Restez connecté, on abordera, dans l’article de blog suivant :
Les 4 raisons d’externaliser la gestion de votre système informatique
À bientôt sur notre blog !