Dirigeant d’une TPE-PME et véritable homme-orchestre, vous menez tous les aspects de votre activité en collaboration avec quelques salariés.
Avez-vous considéré les avantages d’une intégration digitale dans votre entreprise afin de la développer et la rendre plus compétitive ?
Comme nous avons vu dans notre dernier blog, développer votre activité, aujourd’hui, se traduit forcément par l’intégration du digital, peu importe la taille de votre entreprise. Un gain de productivité, d’efficacité, de sécurisation, d’économie, de clients et de potentialité de croissance ... ainsi sont les caractéristiques d’une entreprise qui aurait bénéficié d’une transformation digitale.
Une nouvelle culture technologique : des nouvelles manières de travailler et de gagner des clients
Dans nos vies privées et professionnelles, la digitalisation est bien présente, elle restera et elle évoluera encore. Notre société est déjà très imprégnée par le numérique, les gens connectés plus ou moins à fond dans plusieurs réseaux sociaux et applications pour rester en contact avec tous leurs amis, leur famille et aussi avec des personnes ou entités publiques influentes ! La manière de s’informer, de communiquer, d’interagir via les écrans, devient une habitude collective. Pourquoi ce serait différent dans le monde des affaires, pour les petites entreprises ou pour les grandes ?
Face à une concurrence croissante avec des grandes boîtes qui profitent, eux, d’une digitalisation renforcée, une des seules façons de rivaliser avec eux, c’est d’enclencher sa propre transition digitale, adaptée à son activité. Même les lois poussent à rendre toutes les entreprises digitalisées, en exigeant, par exemple, la facture électronique. Depuis le 1 janvier 2020, les TPE sont eux aussi tenues de transmettre leurs factures à leurs clients publics sous format dématérialisé.
Mis à part les lois, mis à part vos concurrents, aujourd'hui, vous pouvez tirer profit du digital pour faire de la technologie votre complice, votre instrument pour atteindre vos objectifs, gagner des clients et faire grimper votre chiffre d’affaires.
Les 6 étapes clés pour pouvoir profiter pleinement du digital
1. Faire un état des lieux (audit) des outils numériques en place
Votre parc informatique est peut-être obsolète et vos logiciels désuets ? Faire l’inventaire de vos outils numériques est une tâche prioritaire et stratégique pour, d’abord vérifier que vous êtes conforme aux lois et à vos contrats, mais aussi pour démarrer une transformation digitale et ainsi optimiser vos opérations. Il est important de disposer d’un aperçu détaillé de votre système d’information, pour ensuite mieux gérer, maîtriser et dynamiser votre structure informatique.
Votre système d’information
Aujourd’hui, l’environnement digital professionnel se construit de l’ensemble des équipements qui vous permettent de stocker, gérer, traiter et transmettre de l’information au sein de votre entreprise : serveurs, réseaux, ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes, téléphones mobiles, logiciels, applications...
Un audit informatique et ses avantages
L'objectif d’un audit est de maîtriser l'activité informatique. Il consiste à faire l’état des lieux de tous vos équipements informatiques, ainsi que les licences de vos logiciels et les contrats de location, de maintenance, etc. Ce contrôle est plus que justifié en considérant ses avantages :
se conformer aux lois, aux règlements et aux normes
voir l’état global de votre système informatique
analyser les contrats existants
optimiser des opérations de votre structure
actualiser l’environnement informatique
analyser le niveau de sécurité
identifier le matériel superflu
aligner votre activité informatique avec votre stratégie
retourner à votre métier, serein et avec de bons outils
préparer le terrain pour une transition digitale
Un audit vous semble peut-être un peu compliqué à entreprendre, c’est normal. Il existe des logiciels qui peuvent vous aider à faire l’inventaire de votre matériel informatique. Vous pouvez aussi confier cet audit à un service d’infogérance. D’ailleurs, l'externalisation de l’audit permet un recul et un regard neutre sur vos opérations, qui pourrait vous être désirable.
En résumé, un audit de votre système informatique vous attribuera un meilleur contrôle sur les opérations qui seront optimisées, une mise à jour des outils numériques au bénéfice de tous les utilisateurs et une protection contre les infractions vis-à-vis des normes ou des contrats.
2. Définir les besoins de l'entreprise
Après un état des lieux de vos outils numériques, la prochaine étape pour pouvoir profiter du digital, c’est d’étudier les besoins de votre entreprise. Les besoins primaires sont pareils pour toutes les entreprises, peu importe leur taille :
réaliser les produits ou les services
les vendre
faire du bénéfice
Comment est-ce que le numérique peut aider une petite entreprise comme la vôtre à combler ces trois nécessités ? Nous allons vous dire !
D’abord, il y a des questions à se poser, afin de repérer les manquements et problématiques au sein de votre environnement professionnel actuel.
Pour réaliser vos produits ou vos prestations, et faire opérer l’entreprise, avez-vous considéré de nouveaux équipements ? Il y a par exemple des logiciels qui rendraient beaucoup plus efficace le fonctionnement de votre entreprise (la gestion de comptabilité, la facturation, les progiciels …).
Avez-vous bien réfléchi sur la question de la présentation de votre activité, en l’occurence votre site internet ? Quelle est votre vitrine, qui dévoile aux clients potentiels l’âme de votre entreprise ? Qui met en valeur non seulement vos produits ou vos services, mais vos valeurs, votre mission, votre raison d’être ? Pour vendre, il faut chercher constamment à entretenir sa réputation, sa notoriété, son expertise, car dans le monde du commerce, l’apparence fait tout, et les premières impressions se gravent dans les esprits ...
Afin de vendre vos produits ou vos services, il faut les faire connaître. Aujourd’hui, avez-vous une stratégie en place pour faire valoir vos biens ou vos services ? Nous avons tous remarqué que les méthodes traditionnelles comme le marketing par brochures ou encore les annonces sur un support papier ne sont plus les seules techniques pour élever son entreprise et soigner son image de marque. Avec le mouvement constant des techniques de commercialisation notamment par l’évolution des outils web et des réseaux sociaux, le marketing digital et la communication par le web deviennent les outils incontournables pour vendre des produits et des services.
Peu importe la façon dont on étudie la question, vos clients feront vivre votre entreprise, et la relation client est une carte à jouer pour les TPE - PME. Comment atteindre les prospects qui seraient intéressés par votre produit ou service, étendre votre réseau de clients potentiels et les cibler, et puis les fidéliser ?
Grâce au numérique, il y a beaucoup de moyens pour communiquer avec votre public. Ces possibilités d’échange sont utiles pour envoyer des newsletters, des articles etc. mais aussi pour pouvoir être à l’écoute et à la disposition du client. Cette approche ‘multicanale’ facilite la fondation d’une relation client pérenne. Votre site internet et vos blogs, les mails, Facebook, LinkedIn, WhatsApp, SMS, Business Chat, sont quelques exemples d’outils de communication. N’oubliez pas d’établir ces échanges en accord avec le RGPD (voir nos blogs).
L’objectif ultime de l’entreprise, est que l’activité lui soit rentable, qu’à la fin de la journée, on ait du bénéfice. À part une augmentation de ventes, on peut aussi viser une réduction de frais.
Comment pouvez-vous réduire vos frais ?
Un moyen sûr, c’est l’inclusion du numérique. Une transition digitale permet de profiter de la technologie disponible pour rendre le travail plus efficace, ce qui engendre indirectement, mais certainement, une baisse de frais. Grâce à l’automatisation des processus, aux logiciels performants et aux moteurs d’analyse qui vous permettent de visualiser les données et de prédire les tendances, une réduction de coût s’ensuit. Un audit de vos outils informatiques va certainement révéler des redondances et des équipements qu’il faudrait remplacer par des nouveaux, qui seront, aujourd’hui, beaucoup plus performants.
3. Mettre à jour son système d'information
Vous avez fait un état des lieux de tous vos outils numériques, et avez défini les besoins de votre entreprise. Vous souhaitez savoir les adaptations à considérer pour rester à jour et compétitif sur le marché, avec un budget limité ...
Un système d’information à jour va pouvoir vous permettre d’avancer dans votre activité. De nos jours, investir dans son système d’information est crucial, car faire évoluer son système d’information, c’est faire évoluer son entreprise. De plus, une mise à jour des outils numériques ne demande plus un grand budget, et profiter du digital non plus !
En penchant sur les résultats de votre audit, et les besoins identifiés dans le chapitre précédent, vous avez l’information nécessaire pour mettre à jour votre système d’information et démarrer une transition digitale sur mesure et à votre guise.
Si vous n’avez pas de service informatique interne, vous pouvez opter pour l’externalisation de la gestion de votre matériel informatique et de vos outils digitaux. Un service d’infogérance peut moderniser votre système d’information avec des outils innovants, performants, abordables et adaptés à votre activité, vous garantir le fonctionnement des équipements et réseaux, vous former ainsi que vos collaborateurs, et optimiser l’environnement de travail des équipes.
Le RGPD - le tremplin idéal pour mettre à jour votre système d’information
Un excellent moyen de mettre à jour son système informatique, avec notre expérience, est de se conformer au règlement RGPD, un tremplin en quelque sorte, pour régulariser et maîtriser votre système et votre manière de gérer les données personnelles. Plus qu'une obligation légale, se conformer à la nouvelle réglementation sur la protection des données (RGPD) est une occasion de se questionner sur son approche de la data et des processus informatique et administratif. Ce règlement, qui n’épargne aucun organisme, incite une gestion rigoureuse des données personnelles collectées des prospects, des clients, des salariés, etc. et la sécurisation de celles-ci, sous peine de sanctions. Ce règlement dans votre entreprise n’est pas obligatoirement un projet technique et/ou juridique, il s’agit avant tout de bon sens et d’organisation.
Moderniser ses processus grâce à la conformité au RGPD
Comme les principes du RGPD concernent la manipulation des données personnelles, votre système d’information ainsi que la manière de traiter ces données risquent de devoir être adaptés. Le RGPD a ses exigences, mais il faut comprendre que les étapes pour s’y mettre en conformité vont sécuriser vos données et rendre vos opérations plus efficaces et productives. Il vaut mieux aborder le RGPD en modernisant votre système informatique et vos opérations, mais il serait encore mieux de les faire en parallèle. Se conformant au RGPD va, par exemple, vous permettre de :
Déterminer les moyens humains et techniques nécessaires
Avec le temps et le développement de votre entreprise, votre volume de données augmente et nécessite de mobiliser de plus en plus de moyens humains et techniques (espace de stockage, logiciels adaptés, etc.) pour les gérer, les mettre à jour, et en assurer la sécurité. Le principe de minimisation des données (« Je ne collecte que les données dont j’ai vraiment besoin ») et l’obligation de tenir à jour la liste de vos fichiers vous permettent de faire le point sur les données que vous collectez et d’identifier vos besoins réels. Cela vous permettra de mieux gérer votre entreprise.
Choisir les bons outils pour bien gérer la prospection, la facturation, etc.
Pour vendre vos produits ou vos services, vous avez besoin de prospecter, de connaître vos clients et de gérer la facturation. Pour cela, vous constituez des fichiers concernant vos clients et prospects. Si le RGPD réaffirme le principe d’exactitude et de mise à jour des données enregistrées dans un fichier, maintenir vos fichiers à jour est surtout dans l’intérêt même du développement de votre chiffre d’affaires. En ayant une gestion rigoureuse de vos données, vous gagnez donc en efficacité et en productivité !
Éviter les cyber-attaques et les fuites de données
L’actualité témoigne d’un nombre de plus en plus important de failles de sécurité et d’attaques informatiques. Le niveau de sécurité de l’entreprise dans sa globalité se pose en préalable à la sécurité des données. Il faudra mettre en place des logiciels qui sécuriseront votre système et lutteront contre des cyber-attaques. Protéger son patrimoine informationnel et protéger les personnes concernées des atteintes à leurs données, c’est donner à son entreprise des moyens de se développer sereinement.
Créer de nouveaux services
Le RGPD introduit de nouveaux concepts pouvant se traduire en nouveaux services. Le développement et l’organisation de nouveaux outils et services représentent de véritables défis et de nouvelles opportunités économiques. L’utilisateur final pourrait fortement gagner en termes d’expérience, ces éléments entreront alors dans sa décision d’achat !
Nous vous invitons à lire nos blogs sur le RGPD, qui exposent plus en détail les contraintes mais aussi les avantages à se conformer à cette réglementation.
4. Etudier les logiciels les mieux adaptés
Pour profiter au mieux du numérique au sein de votre TPE ou PME, il sera nécessaire d’étudier les logiciels les plus adaptés à vos besoins. Aujourd’hui, la gamme de logiciels disponible n’a jamais été aussi large, que ce soit pour la facturation, la gestion documentaire ou un progiciel spécifique métier. Rechercher le bon logiciel est une étape primordiale pour la transition digitale d'une entreprise et il est conseillé de bien établir un cahier des charges et de résoudre les problématiques en mode projet.
Quels types de logiciels existent-ils pour les TPE et PME ?
Si votre entreprise est toujours de très petite taille, ou si vous avez eu une formation de comptabilité, fiscalité et juridique, vous n’avez peut-être pas encore eu recours à un cabinet d’expert-comptable pour gérer certains aspects de votre entreprise.
Si cela est le cas, voici quelques exemples de logiciels qui peuvent vous aider à accomplir les tâches opérationnelles dans votre entreprise :
logiciels de facturation et devis, des outils simples et efficace
logiciels de comptabilité
progiciels pour gérer l'ensemble de vos processus
logiciels GRC (Gestion de la relation client) ou CRM (Customer Relationship Management) améliorent votre relation client
caisses enregistreuses facilitent la gestion de votre commerce
GED (Gestion Electronique des Documents) ou DMS (Document Management System) dématérialisent vos documents
coffres forts électroniques
outils collaboratifs pour mieux communiquer en interne.
Autrement, un service d’infogérance peut s’occuper de l'installation, de la formation et de l'assistance sur les outils choisis. Il vous proposera des logiciels pertinents et judicieux permettant par exemple à votre entreprise d'optimiser ses processus, de ne plus louper les relances de facturation, d'automatiser les flux de données avec des workflow ou encore de ne plus manquer une opportunité d'affaire avec le bon CRM.
5. Définir sa stratégie digitale
Oui, même pour les TPE et PME !
Définir sa stratégie digitale consiste à poser une réflexion sur l’usage du numérique au sein de l’entreprise afin d’arriver à une augmentation de son CA. Cette réflexion doit passer par le parc informatique à mettre en place, par les outils numériques à utiliser, par son site internet et par le marketing, en fonction de votre secteur d’activité et de vos produits/services. On aura besoin d’intégrer le digital dans son fonctionnement professionnel pour, par exemple :
Créer ou mettre à jour votre site internet. Vous ne pouvez plus compter sur les Pages Jaunes pour faire connaître votre entreprise; c’est google qui a pris le relai. Vos clients potentiels, presque tous hyper connectés aux outils web, vont vouloir vous trouver par ce biais.
Faire du marketing digital afin d’atteindre vos clients via les réseaux sociaux, les mailing, les newsletters, les blogs, etc.
Rédiger du contenu pour votre site internet et blog est un moyen efficace d’attirer des visiteurs et de générer des leads. Le contenu est la fibre de l’internet. La navigation sur internet passe presque toujours par une recherche sur Google, qui proposera vos publications aux utilisateurs du monde entier. Ce qui nous amène à l’importance du SEO (le référencement naturel) également.
Analyser votre marché et profiter des stratégies digitales, ce qui entraînera un passage par la collecte de données personnelles (voir nos blogs sur le RGPD).
Améliorer et mettre en avant votre image de marque. Retoucher votre logo, votre slogan, votre site internet, vos locaux, etc. afin qu’ils s’alignent parfaitement avec l’esprit de votre entreprise et que le grand public y perçoive une entité honorable, inspirante, intéressante, irrésistible…
6. Faire une veille technologique
Si, en tant que dirigeant, vous êtes conseillé de faire, d’une manière régulière, la veille de marché et de besoins client, la veille informatique est aussi à préconiser, maintenant que votre entreprise a entamé la digitalisation. C’est une activité qui consiste à se tenir informé des avancées technologiques, afin de tirer profit de ces informations et ce, le plus rapidement possible. Il y aura des innovations dans votre marché, de nouvelles méthodes, de nouvelles tendances, de nouvelles lois, etc. et il faut s’adapter promptement pour rester compétitif.
Malgré votre volonté de vous charger de tout dans votre TPE - PME, votre temps et énergie est précieux. Une solution intéressante serait de confier cette veille technologique à un conseiller en informatique soit en interne, soit en externe à travers une entreprise de conseil en informatique.
Tout le monde est concerné par ce nouveau monde numérique, et à notre avis, il vaut mieux suivre ce mouvement digital, que d’être bousculé par la foule. Une transformation digitale de votre TPE - PME est votre complice dans le développement de votre activité.
Voilà, nos 6 étapes clés pour pouvoir profiter pleinement du digital et booster votre chiffre d’affaires :
1. Faire un état des lieux de vos outils numériques
2. Définir les besoins de l'entreprise
3. Mettre à jour son système d'information
4. Etudier les logiciels les mieux adaptés
5. Définir sa stratégie digitale
6. Faire une veille technologique
Dans un prochain épisode, nous discuterons Comment définir la stratégie digitale d'une PME-TPE.
« Je reconnais qu’une transition digitale de mon entreprise est indispensable, mais je dois me concentrer sur mon métier ! »
La solution est de la confier à une entreprise de conseil en informatique et outils digitaux, telle que SumDigi.
À bientôt sur notre blog !